Sala de conferinţe este foarte importantă pentru evenimentele business care au din ce în ce mai multă popularitate în rândul companiilor. Sala de conferinţe este cadrul ideal în care companiile se pot dezvolta, se pot promova şi pot începe noi parteneriate în care îşi pot prezenta ideile şi strategiile. Pentru că promovarea produselor sau serviciilor companiei să aibă loc cu succes, este foarte important ca sala de conferinţe să fie dotată şi organizată în mod corespunzător cu următoarele elemente:
· Ecran de proiecţie/ videoproiector;
· Instalaţie de sonorizare;
· Mobilier elegant;
· Sistem de traducere simultană (pentru evenimentele mari cu participanţi din alte ţări);
· Echipamentele de ventilaţie şi/sau încălzire.
Tabla magnetică şi rolul acesteia într-o sală de conferinţe
Indiferent cât de simplă sau de complicată ar fi şedinţă, cât de mare sau de mică ar fi sala de şedinţe, este necesară o tablă magnetică pentru că participanţii să poată ţină prezentarea în mod corespunzător. Una din cele mai des întâlnite modele de table folosite pentru buna desfăşurare a conferinţelor este cea magnetică, deoarece nu presupune investiţii suplimentare mari, este uşor de întreţinut şi poate susţine sau organiza o conferinţă în mod eficient. Pe tablă vor fi notate idei, grafice, elemente importante ale prezentării.
Ecranul de proiecţie/ videoproiectorul şi rolul lor în mediul de afaceri
Întâlnirile din mediul de afaceri ar fi mult mai dificile fără prezentări dinamice, fără filme, grafice şi imagini, iar plictiseala s-ar instala imediat în rândul participanţilor, chiar dacă nu doresc să recunoască. Cel mai important într-o şedinţă de afaceri este vizualizarea lucrurilor despre care se discută. Pentru mediul intern al unei companii, sala de şedinţe trebuie dotată cu astfel de echipamente, atât pentru lansările de produs, pentru întâlnirile cu partenerii sau cu clienţii şi în numeroase alte situaţii.
Instalaţia de sonorizare şi verificarea acesteia
Nu este necesară simplă achiziţionare a unei instalaţii de sonorizare pentru buna desfăşurare a unei conferinţe, ci şi verificarea acesteia. Instalaţia de sunet trebuie să ofere un nivel sonor confortabil, precum şi o acoperire optimă a sălii de conferinţe. Se pot folosi în acest sens echipamente audio moderne care să transforme discursurile în activităţi antrenante şi să faciliteze înţelegerea informaţiilor din centrul atenţiei.
Mobilierul necesar sălii de conferinţe
Unul din cele mai importante aspecte ale unei săli de conferinţe este mobilierul format în general din mese şi scaune cu un design potrivit spaţiului şi care conferă un confort sporit, fiind caracterizat şi prin rezistenţă, deoarece trebuie să fie folosit un timp îndelungat.
Sistemul de traducere
În cazul conferinţelor la care participă şi reprezentanţi la nivel internaţional, un sistem de traducere simultană este imperios necesar pentru susţinerea evenimentului în mai multe limbi şi cu mai multe persoane, de naţionalităţi diferite.
Echipamentele de încălzire şi de ventilaţie
În spaţiul necesar desfăşurării conferinţelor este foarte important echipamentul de încălzire şi de ventilaţie pentru confortul şi buna dispoziţie a participanţilor, indiferent de anotimp.
